Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — что это такое? Управление временем, цели, задачи, приоритеты

Тайм-менеджмент – умение управлять временем. В сутках 24 часа, но некоторые успевают поработать, отдохнуть, посвятить себя самосовершенствованию и побыть с семьей, а кто-то успевает лишь устать. Секрет в правильном распределении времени, расставлении приоритетов и грамотном расходовании энергии. Ниже ознакомимся с принципами тайм-менеджмента, чтобы вы могли применить их в жизни и на работе. Данные знания помогут продуктивно проводить время, больше успевать и повысить показатели личной эффективности.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт:

Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли – тайм-менеджмент – как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
ранжирование целей по степени важности;
распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Задачи

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут – решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное – все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Запись

Цели, задачи и списки дел необходимо записывать, лучше всего вручную, но сейчас существует множество приложений, упрощающих данный процесс. Оптимальный вариант – записать цель от руки и повесить на видное место, лучше всего составить коллаж визуализации, чтобы не пропадала мотивация. А вот ежедневные дела можно просто записывать в органайзер или в приложение на смартфоне. Лучшие сервисы по тайм-менеджменту обсудим в другом разделе, а пока поговорим о записи.

Лучший способ наглядно записать цели и обозначить дедлайны – Диаграмма Гантта. Данный вариант записи подразумевает таблицу. Столбы – сроки, а строки – название дел, целей, задач. Запишите задачу и закрасьте соответствующее количество столбцов. Подойдет для более масштабных и долгосрочных целей.

Для фиксирования ежедневных дел можете завести трекер. Он тоже сделан по принципу Диаграммы Гантта, строки – дела, столбы – сроки. Обычно трекера хватает на месяц. Заканчивая дело, ставьте галочку или закрашивайте квадрат, чтобы отметить выполнение. Если не успели – ставьте крестик. В конце месяца сможете подвести итог и провести анализ личной эффективности.

Расставление приоритетов

Чтобы не метаться от одной задачи к другой, необходимо расставить приоритеты, то есть определить для себя важные задачи и направления развития. Выполняя последовательно задания разной трудности и важности, вы быстро справитесь со всем запланированным.

Эффективный способ расстановки приоритетов — АБВГД. Идем по убыванию важности: А – самое важное, обычно объемное и сложное дело, Б – менее важное, В – средней важности, Г – дела, рекомендуемые к делегированию, Д — необязательные задачи, можно отказаться от них.

Первая категория дел первостепенна к выполнению и не требует отлагательств.

Вторая категория дел удобна для работы. Дела важные и имеют значения для дальнейшего развития, но можно выполнять их в собственном темпе.

Третью категорию дел – делегируйте, поручайте коллегам, подчиненным, членам семьи или друзьям.

Четвертую категорию – вычеркивайте. На подобные дела не стоит тратить время.

Перечисленные способы расстановки приоритетов помогут вам не тратить время на лишнее и сосредоточиться на важном. Каждый раз, составляя список дел и задач, оценивайте каждый пункт по важности и срочности. Самое важное – выполняйте в начале дня, чтобы не потратить ресурсы на менее важные дела.

Анализ опыта и создание собственных правил

У тайм-менеджмента много принципов и действенных способов распределить время. Можете воспользоваться всеми перечисленными, но не все приживутся и будут удобны. Каждый человек индивидуален, что для одного полезно, для другого может оказаться бесполезным. Пробуйте, анализируйте, получайте опыт и создавайте собственные правила жизни и управления временем.

Ниже список «убийц времени», что мешают продуктивности и тратят ресурсы:

отвлекающие факторы;
неправильная оценка сроков работы и расставление приоритетов;
отсутствие записей и списка дел;
прокрастинация;
попытка выполнить все и сразу;
рассеянность;
неумение отказывать;
медлительность.

Критически отнеситесь к себе и образу жизни, вычислите собственных «убийц времени» и искорените их. Мгновенно избавиться от всех не получится, это требует постепенной и постоянной работы над собой.

В 21 веке главными отвлекающими факторами у большинства людей являются социальные сети. Мы постоянно проверяем сообщения, обновляем ленту вместо выполнения дел по тайм-менеджменту. Чтобы избавиться от подобной траты времени, отложите телефон или лучше выключите его. Положите под подушку или в шкаф, чтобы даже не мелькал перед глазами и не соблазнял. Закройте ненужные вкладки и сосредоточьтесь на выполнении дел.

Научитесь говорить нет коллегам. друзьям и членам семьи, если они пытаются спихнуть на вас бесполезные обязанности.

Прекратите откладывать дела. Начните выполнять задание через силу и дайте себе 15 минут. За это время мозг разгонится, и процесс пойдет само собой.

Грамотный отдых

Удивительно, но большинство из нас не умеет отдыхать и делает это неправильно. Социальные сети, игры, сериалы, серфинг в интернете – это не отдых, как мы привыкли думать. Мозг обрабатывает большое количество информации во время перечисленных процессов и не отдыхает.

Более полезно для мозга – сменить деятельность. Если работа сидячая, то идите и прогуляйтесь, сделайте упражнения, потанцуйте. Подобный вид занятий поможет мозгу и телу разрядиться. Если работая физическая, то лучше полежите, дайте телу расслабиться. Работаете за компьютером – давайте глазам отдохнуть.

Еще важное правило отдыха – четкие границы.

Ограничьте время работы и выполнения дел, пообещайте себе, что с определённого часа будете отдыхать. Даже если не успеваете выполнить последнее дело, перенесите его на завтра, но дайте себе отдохнуть. Сон, еда и отдых – базовые потребности. Не будет их – не будет продуктивности, никакой тайм-менеджмент не поможет, если будете не выспавшимся, усталым и голодным.

Заботьтесь о себе, меняйте деятельность, не забирайте часы отдыха ради выполнения дел. Важные дела вы выполните в первой половине дня, а те, что в конце дня, имеют низкую категорию важности, значит, их можно перенести или делегировать. А вот отдых никак не делегируешь.

Долой многозадачность

Существует миф, что продуктивный человек = многозадачный, то есть легко переключается между делами. Это не так, многозадачность вредит продуктивности и тратит ресурсы.

Когда приступаем к выполнению задачи, мозгу необходимо время настроиться, влиться в процесс и начать эффективно работать. Если постоянно переключаться между задачами, то мозг будет постоянно тратить время и энергию на раскачку, это нерационально и приведет лишь к падению продуктивности.

Более рационально выполнять дела последовательно, исходя из приоритетов. Касается не только дел, но и других процессов. Когда работаете, не отвлекайтесь на разговоры, не слушайте музыку, не заходите в социальные сети, потому что придется настраиваться заново и тратить ресурсы. Так быстрее устанете, меньше сделаете и меньше успеете.

Многозадачность порождает рассеянность и усталость, портит качество работы, поэтому запомните: грамотный тайм-менеджмент против многозадачности.

Продуктивность – количество или качество?

Многие люди ошибочно полагают, что продуктивность = много выполненных дел за день, но это не так. Можете вписать в список дел неважные и бесполезные пункты, отмечая их выполнение, будете чувствовать себя продуктивным и успешным, хотя по факту не сделаете ничего важного.

Продуктивность не о количестве, а о качестве. Выполнив три важных дела, будете продуктивным. Выполнив 10 бесполезных дел из тайм-менеджмента, просто потратите день впустую. Живите не ради галочек, а ради результата.

Сейчас набирает популярность культ продуктивности. Многие блоггеры и известные люди постоянно показывают красивые картинки, где они все успевают, много зарабатывают, добиваются успеха, выполняют 100 дел в день и умудряются отдыхать. Обычные люди чувствуют себя некомфортно из-за этой гонки продуктивности и испытывают стресс. Забудьте об этом. Не сравнивайте себя с другими, не гонитесь за количеством. Культ продуктивности ведет только к эмоциональному выгоранию и хронической усталости.

Решите, что для вас важнее: показательная продуктивность или грамотное распределение времени, когда вы можете выполнить важное и отказать от маловажного ради отдыха?

Борьба с прокрастинацией

Вот прочитали до этого момента и вроде понятно: расставлять приоритеты, планировать, записывать, выполнять дела последовательно, делегировать ненужное и не гнаться за количеством. Теория освоена, пришло время приступать к практике. Но тут зачастую монстр под названием прокрастинация берет и забирает вас в заложники. Знакомо? Тогда давайте бороться с чудищем, пожирающим продуктивность в тайм-менеджменте.

Всегда хочется отсрочить выполнение неприятного дела, но постоянное откладывание ведет к стрессу, поэтому прокрастинация — не выход. Лучший способ борьбы с прокрастинацией – начать действовать. Дайте себе 15 минут, мозг втянется и не придется себя заставлять.

Зачастую мы не приступаем к делу, потому что оно кажется скучным или сложным. Если скучно выполнять, то превратите дело в игру. Разбейте задачу на уровни и за прохождение очередного уровня награждайте себя. Если задача кажется непосильной, то распишите ее выполнение на этапы и выполняйте постепенно, возможно, не за один день, а за несколько.

Техника 4D

Если не удается сделать задание, воспользуйтесь техникой 4D:

Delete – Удалить, то есть вычеркнуть из списка, отказаться от выполнения. Проанализируйте, важно ли это и принесет ли оно пользу. Если ответ на оба вопроса – нет, то не стоит тратить время.
Delay – Отложить, перенести на завтра или другое время. Помните, что главное – выполнять важные, а менее приоритетные можно откладывать, чтобы не загружать себя и отдыхать.
Delegate — Делегировать, об этом ниже.
Diminish – Уменьшить, выделить основное из задачи, убрать лишнее.

Большую часть заданий в тайм-менеджменте можно делегировать. Делегирование – передача полномочий другим людям (коллегам, подчиненным, родным, друзьям). Это освободит время и позволить разгрузиться, чтобы отдохнуть или выполнить более важные дела.

Делегирование

Делегирование доступно не только для бизнесменов, но и для всех людей, это не так дорого, как кажется. К примеру, вы создатель сайта. Чтобы не тратить время на оформление, тексты и оптимизацию, можно нанять специалистов. На биржах фриланса полно профессионалов, выполняющих работу быстро, качественно и дешево.

Уборка – одно слово и столько боли. Многие ненавидят убираться и не хотят тратить время. Можете распределить обязанности с другими сожителями или нанять клининг-сервис. Пока уборщица будет прибираться, вы будете работать, поэтому данная трата окупится.

Посчитайте стоимость часа своего времени и тогда поймете, что лучше не тратить его на ненужные занятия, не приносящие пользы или прибыли.

Компоновка дел

Выполняйте однотипные дела подряд друг за другом. Мозг привыкает к одному виду деятельности, поэтому если выполнять схожие дела одно за другим, то справитесь быстрее, нежели с перерывом.

Задания из тайм-менеджмента можно группировать по разным категориям, к примеру: творческие и нетворческие; рутинные и интересные и др.

К примеру, возьмем бюрократические нетворческие задания: оплатить счета, распределить заработные платы, проанализировать доходы и расходы. Все связано с цифрами и расчетами, поэтому рационально выполнить все подряд.

Или творческие задания: сделать презентацию, написать сценарий для мероприятия, придумать новые идеи для блога. Все требует фантазии и неординарного подхода, поэтому если войдете в состояние потока, лучше выполнить все разом.

Эффективное утро

Вы уже ознакомились с принципом «лягушка на завтрак» — выполнение важного и сложного дела из тайм-менеджмента в первую очередь. Но знаете ли вы, что от первого часа утра зависит остальной день?

Чтобы продуктивно выполнять любые дела и быть энергичным, необходимо правильно провести утро.

Важно вставать рано и уделять время саморазвитию.

Не переключайтесь между будильниками, а сразу вставайте, умывайтесь и приступайте к молитве. 15 минут поможет пробудиться, настроиться и зарядиться бодростью.
Читайте аффирмации. Аффирмации – это позитивные установки, меняющие образ мышления для достижения целей. К примеру, у вас тяжелое финансовое состояние. В данном случае будут актуальные денежные аффирмации. Если проблемы в отношениях, то романтические аффирмации. Это не шарлатанство, их действие на мышление научно доказано. Мысли порождают действия, а из действий выстраивается жизнь. Чтобы изменить жизнь, необходимо поменять мысли.
Визуализируйте. Закройте глаза и представьте, что достигли поставленной цели. Представьте подробности, место, эмоции, окружение, воспроизводите это каждый день, чтобы не терять мотивацию.
Читайте. Регулярное чтение улучшает память и общие когнитивные способности, расширяет кругозор и делает вас начитаннее.
Занимайтесь спортом. Пробегитесь с утра, чтобы ускорить кровообращение и зарядиться энергией, сделайте зарядку или сходите в тренажерный зал. Затем примите контрастный душ, это улучшит метаболизм и взбодрит.

Начинайте так каждое утро, а потом приступайте к выполнению основных заданий.

За продуктивный час после пробуждения мозг успеет проснуться, зарядиться мотивацией и будет готов к выполнению поставленных задач.

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности.

Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем

— это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

причину и повод управления временем;
цель управления временем;
ценности и принципы управления временем;
философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем

— систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем

— комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки.

Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

регистрация времени;
управление временем;
укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела.

Давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя.

Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.). Столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;